Admin অ্যাপ কীভাবে ব্যবহার করবেন

ইনস্টল ও আপডেট

1. আপনার Android ফোনে ডাউনলোড লিংকটি খুলুন। ফোন জিজ্ঞাসা করলে ব্রাউজারকে Install unknown apps (অজানা অ্যাপ ইনস্টল) করার অনুমতি দিন।
2. ডাউনলোড হওয়া BM-AdminApp.apk ফাইলটি খুলে Install (ইনস্টল) ট্যাপ করুন।
3. নতুন সংস্করণ প্রকাশিত হলে হোম স্ক্রিনে আপডেট উপলব্ধ ব্যানার দেখাবে। আপডেট ট্যাপ করুন, ডাউনলোড করুন এবং পুরোনো অ্যাপের উপরেই ইনস্টল করুন।

সাইন ইন

1. Company code (কোম্পানি কোড) — আপনার কোম্পানির ছোট কোড (3–20টি ছোট হাতের ইংরেজি অক্ষর বা সংখ্যা, যেমন acme)। এটি আপনার প্যানেল ঠিকানার প্রথম অংশ। অ্যাপ এটি মনে রাখে।
2. ইমেইল বা ফোন ও পাসওয়ার্ড — আপনার প্যানেল লগইন। শুধু admin ভূমিকার অ্যাকাউন্ট এই অ্যাপ ব্যবহার করতে পারে।
3. সাইন ইন ট্যাপ করুন।

নতুন ফোনে প্রথমবার সাইন ইন

অ্যাডমিনের ফোনেরও অনুমোদন লাগে। কোনো ফোনে প্রথমবার সাইন ইন করলে অ্যাপ খোলার বদলে একটি এই ফোন অনুমোদন করুন কার্ড দেখায়:

• ওয়েব প্যানেল → Devices (ডিভাইস) বা উপরের বারের "devices waiting for OTP" লিংক থেকে নিজেই ফোনটি অনুমোদন করুন, অথবা অন্য একজন অ্যাডমিনকে বলুন। কার্ডে অ্যাডমিনের অপেক্ষায়… দেখায় এবং প্রতি 5 সেকেন্ডে যাচাই করে; অনুমোদন হলেই অ্যাপ নিজে থেকে আপনাকে সাইন ইন করিয়ে দেয়।
• অথবা সেখানে 6 সংখ্যার কোড (10 মিনিট বৈধ) তৈরি করে লিখুন এবং যাচাই করে সাইন ইন করুন ট্যাপ করুন।

5 মিনিট পর কার্ডটি যাচাই করা বন্ধ করে — ফোনটি পরে অনুমোদিত হলে আবার সাইন ইন ট্যাপ করুন। ডেমো কোম্পানিতে ফোন স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদিত হয়।

কর্মীদের ফোন অনুমোদন। কোনো সেলসপারসন, গ্রাহক বা মনিটর নতুন ফোনে সাইন ইন করলে হোম স্ক্রিনে "…টি ফোন OTP-এর অপেক্ষায়" নোটিশ দেখায়। খুলুন ট্যাপ করুন (বা More (আরও) → Devices (ডিভাইস)-এ যান), তারপর কোড ছাড়াই অনুমোদন করুন বেছে নিন অথবা OTP তৈরি করুন ট্যাপ করে 6 সংখ্যার কোডটি ব্যবহারকারীকে পড়ে শোনান — এটি শুধু সেই ফোনে 10 মিনিট কাজ করে।

প্রথমবার সফলভাবে সাইন ইন করার পর অ্যাপ ফিঙ্গারপ্রিন্ট / Face ID চালু করার প্রস্তাব দিতে পারে। 15 মিনিট ব্যবহার না করলে অ্যাপ নিজে থেকে লক হয়ে যায়।

পাসওয়ার্ড পরিবর্তন

অস্থায়ী পাসওয়ার্ড পাওয়া ব্যবহারকারী প্রথম সাইন ইনের পরই নতুন পাসওয়ার্ড সেট করুন দেখেন — আপনার ক্ষেত্রেও তা-ই।

ফোন স্থগিত বা সরানো

More → Devices (আরও → ডিভাইস) এ অনুমোদিত প্রতিটি ফোন শেষ ব্যবহারের সময়সহ তালিকায় থাকে। Suspend (স্থগিত) ফোনটিকে এখনই সাইন আউট করে এবং স্থগিতাদেশ তোলার আগ পর্যন্ত আটকে রাখে; Remove (সরান) সাইন আউট করে এবং পরের সাইন ইনে নতুন কোড চায়। ফোন হারালে বা কর্মী চলে গেলে ব্যবহার করুন।

অ্যাপে চলাফেরা

প্রতিটি স্ক্রিনের উপরে একটিই বার। পাঁচটি ট্যাবে এবং মেনু থেকে খোলা যেকোনো স্ক্রিনে সেটি রঙিন ব্র্যান্ড বার, মেনু বোতামসহ; অন্য স্ক্রিনের ভেতর থেকে খোলা স্ক্রিনে সাদামাটা বার ও পেছনে যাওয়ার তীর থাকে। Help (সহায়তা, মেনু বা আরও থেকে) এ দ্রুত শুরুর টিপস, অফলাইনে কী চলে ও এই গাইড আছে; সাইন-ইন স্ক্রিনের Need help? এই অংশটি খোলে।

অফলাইনে কাজ

প্রতিটি স্ক্রিনের উপরের একটি ব্যানার অবস্থা দেখায়: অফলাইন — N টি পরিবর্তন স্থানীয়ভাবে সংরক্ষিত, Connected but server is unreachable (সংযোগ আছে কিন্তু সার্ভারে পৌঁছানো যাচ্ছে না), Syncing X of Y… (সিঙ্ক হচ্ছে), অথবা সবুজ All changes synced (সব পরিবর্তন সিঙ্ক হয়েছে)। জোর করে আপলোড করতে সিঙ্ক ট্যাপ করুন; ব্যানারে (বা হোম ও ড্রয়ারের N pending sync সারিতে) ট্যাপ করলে Sync issues (সিঙ্ক সমস্যা) খোলে এবং Retry (আবার চেষ্টা) / Dismiss (বাতিল) / Retry all (সব আবার চেষ্টা) করা যায়।

• অ্যাপ খোলা থাকলে প্রতি 45 সেকেন্ডে, অ্যাপে ফিরে এলে এবং অফলাইনে কিছু সংরক্ষণ করার সঙ্গে সঙ্গে অ্যাপ নিজে থেকে সিঙ্ক করে।
• অফলাইনে কাজ করে: অর্ডার তৈরি ও বাতিল, খরচ রেকর্ড, এবং সংরক্ষিত গ্রাহক, পণ্য ও রিপোর্ট দেখা।
• ইন্টারনেট লাগে: বাকি সবকিছু: ক্যাটালগ ও গ্রাহক সম্পাদনা, অনুমোদন, ডিভাইস, ইনভেন্টরি, সেটিংস।

হোম ও নেভিগেশন

নিচের ট্যাব: Home (হোম) · Sales (বিক্রয়) · Customers (গ্রাহক) · Inventory (ইনভেন্টরি) · More (আরও)। মেনু আইকন (উপরে বাঁয়ে) একটি ড্রয়ার খোলে যেখানে প্রতিটি স্ক্রিন গ্রুপ করে তালিকাভুক্ত: Overview (সারসংক্ষেপ), Catalog (ক্যাটালগ), Customers (গ্রাহক), Sales (বিক্রয়), Shipping (শিপিং), Expenses (খরচ), Inventory (ইনভেন্টরি), Reports (রিপোর্ট), Admin (অ্যাডমিন)।

হোমে দেখায় বিক্রয় (এই মাস), খরচ (বছরের শুরু থেকে), অপেক্ষমাণ ম্যানুয়াল অর্ডার, pending sync সারি, ফোন অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকলে বা মাঠের ব্যতিক্রম দেখার দরকার হলে একটি নোটিশ, এবং দ্রুত লিংক: New Order, New Expense, Products, Warehouse। আপনার অ্যাকাউন্ট ও Sign out (সাইন আউট) মেনুর নিচে আছে।

বিক্রয়

অর্ডার

• কোম্পানির সব অর্ডার। ফিল্টার আইকনে খোঁজা, অবস্থা, পেমেন্টের অবস্থা, তারিখের পরিসর, সেলসপারসন ও আর্কাইভ ফিল্টার খোলে; শিরোনামে দেখায় কতটি ফিল্টার সক্রিয়। রিফ্রেশ আইকন সার্ভার থেকে নতুন করে লোড করে।
• + দিয়ে অর্ডার তৈরি: গ্রাহক বা ওয়াক-ইন দ্রুত অর্ডার, অর্ডারের তারিখ ও সময়, আইটেম, ভ্যাট প্রয়োগ করুন, নোট, এবং হয় খসড়া হিসেবে সংরক্ষণ ("Draft orders skip inventory/credit checks until confirmed" — খসড়া অর্ডার নিশ্চিত হওয়ার আগ পর্যন্ত ইনভেন্টরি/ক্রেডিট যাচাই এড়িয়ে যায়) অথবা নিশ্চিত করুন।
• একটি অর্ডার খুললে: খসড়ার জন্য অর্ডার নিশ্চিত করুন, পেমেন্ট সংগ্রহ, লাইন সম্পাদনা বা ফেরত রেকর্ড, সংযুক্ত ম্যানুয়াল অনুরোধ, ইনভয়েস প্রিন্ট/শেয়ার। নোটিশে Pending sync (সিঙ্ক মুলতুবি) বা Pending approval (অনুমোদন মুলতুবি) দেখায়।

ম্যানুয়াল অর্ডার

গ্রাহকদের অনুরোধের ইনবক্স (নোট, ছবি, ভয়েস, ভিডিও)। একটি খুলে মিডিয়া চালান, Assign (নিয়োগ) দিয়ে কোনো সেলসপারসনকে দিন বা রূপান্তর দিয়ে নিজেই অর্ডারে রূপান্তর করুন।

সেলসপারসন ও টিম ক্যালেন্ডার

সেলসপারসন তৈরি ও সম্পাদনা করুন, তাঁদের ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপ করুন, তাঁদের ছাড়ের সীমা নির্ধারণ করুন। Team calendar (টিম ক্যালেন্ডার) পুরো টিমের প্রতিটি পরিকল্পিত ভিজিট দেখায়।

মাঠের কার্যক্রম

Sales → Field activity এ বেছে নেওয়া তারিখে প্রতিটি সেলসপারসনকে দেখায়: মাঠে, শুরু হয়নি বা দিন শেষ, সাথে ঘণ্টা, কিলোমিটার, ভিজিট, অর্ডার ও আদায়। কারও নামে ট্যাপ করলে দিনের টাইমলাইন (শুরু, প্রতিটি চেক-ইন ও ফলাফলসহ চেক-আউট, অর্ডার, পেমেন্ট, খরচ), ম্যাপে রুট এবং ভিজিটের রেকর্ডিং থাকলে তা দেখায়। Exceptions only (শুধু ব্যতিক্রম) যেসব দিন দেখা দরকার সেগুলো ছেঁকে দেয়: দিন শেষ হয়নি, দীর্ঘ বা নিষ্ক্রিয় ভিজিট, দোকান থেকে দূরে, নির্ধারিত নয় এমন দোকান, নকল জিপিএস, ভুল ফোন ঘড়ি, অস্বাভাবিক কিলোমিটার, মিটার রিডিং নেই। সেলসপারসন যে ভিজিট ব্যবস্থাপনায় পাঠিয়েছেন তা আপনি চিহ্ন না তোলা পর্যন্ত উপরে থাকে। প্রতিদিন সকাল 05:30 এ গতকালের ব্যতিক্রমের তালিকাসহ একটি ইন-অ্যাপ নোটিশ পাবেন। মিটার রিডিং ও গাড়ির মাইলেজ রিপোর্ট ওয়েব প্যানেলে আছে।

গ্রাহক

• Shops, Vans, Importers (দোকান, ভ্যান, আমদানিকারক) — পূর্ণ রেকর্ড: যোগাযোগ, GPS ও মানচিত্র, ছবি, আরবি নাম, VAT/CR নম্বর, ক্রেডিট সীমা ও পেমেন্টের শর্ত, এবং গ্রাহকের লগইন অ্যাকাউন্ট (এখানে তৈরি করুন যাতে তাঁরা Orders অ্যাপ বা পোর্টাল ব্যবহার করতে পারেন)।
• Customer types (গ্রাহকের ধরন) ও Areas (এলাকা) — মূল্য নির্ধারণ ও অঞ্চলের পেছনের তালিকা।
• Assignments (দায়িত্ব বণ্টন) — কোন সেলসপারসন কোন গ্রাহককে সেবা দেন, স্থায়ীভাবে বা সাময়িকভাবে (ছুটির কভার)। Territories (অঞ্চল) এলাকাকে সেলসপারসনের সঙ্গে যুক্ত করে; Assignment calendar (দায়িত্ব ক্যালেন্ডার) সময়ের সঙ্গে সাময়িক কভার দেখায়; Unassigned (দায়িত্বহীন) তালিকায় যাঁদের কেউ সেবা দেন না; Assignment audit (দায়িত্ব পরিবর্তনের লগ) হলো পরিবর্তনের ইতিহাস।
• SP dashboard (সেলসপারসন ড্যাশবোর্ড) — প্রতি সেলসপারসনের সারসংক্ষেপ।
• Shop map (দোকানের মানচিত্র) — ফিল্টারসহ দোকান ও ওয়াচলিস্টের পিন। Watch-list (ওয়াচলিস্ট) — সেলসপারসনদের খুঁজে পাওয়া সম্ভাব্য গ্রাহক: পর্যালোচনা, পুনর্বণ্টন, রূপান্তর। Churn risk (হারানোর ঝুঁকি) — যেসব গ্রাহক অর্ডার দেওয়া বন্ধ করেছেন।

একজন সেলসপারসন একটি শাখার অধীনে থাকেন এবং সেই শাখার এক বা একাধিক গুদাম থেকে লোড করতে পারেন (সেলসপারসন ফর্মে ঠিক করা হয়)। শাখা বদলালে শুধু নতুন শাখার গুদামগুলো থাকে — পরে নিয়োগগুলো যাচাই করুন।

ইনভেন্টরি

• গুদাম স্টক — পণ্য অনুযায়ী ব্যালেন্স; বিস্তারিত দেখতে একটি গুদাম বাছুন, বা মোটের জন্য সব। ভ্যান স্টক — প্রতি সেলসপারসনের ভ্যান।
• Load van (ভ্যান লোড) — গুদাম থেকে ভ্যানে পণ্য পাঠান; প্রতিটি লাইনে Available: N দেখায়। সেলসপারসন শুধু নিজের নির্ধারিত গুদাম থেকে লোড করতে পারেন।
• গুদাম স্থানান্তর — এক গুদাম থেকে আরেক গুদামে স্টক পাঠানো (খসড়া, তারপর পোস্ট)।
• Stock adjust (স্টক সমন্বয়) — কারণসহ হাতে সংশোধন। Damage write-off (ক্ষতি বাদ) — ক্ষতিগ্রস্ত স্টক বাদ দিন (একটি অনুমোদিত খরচ নিজে থেকে তৈরি হয়)।
• গণনা (ইন্সপেকশন) — একটি ভ্যান বা একটি গুদামের বাস্তব গণনা, খাতার সাথে মিলিয়ে; শেষ করলে পার্থক্যের সমন্বয় পোস্ট হয়। প্রতি অবস্থানে একটি খোলা গণনা।
• শাখা ও গুদাম ওয়েব প্যানেল থেকে পরিচালিত হয়। ডিফল্ট গুদাম, শাখার শেষ সক্রিয় গুদাম, যে গুদামে এখনও স্টক আছে বা খোলা গণনা আছে, বা যেটি কোনো সেলসপারসনের একমাত্র গুদাম — সেগুলো নিষ্ক্রিয় বা মুছে ফেলা যায় না; বার্তায় আগে কী ঠিক করতে হবে তা বলা থাকে।

রিপোর্ট

More (আরও) → Reports (রিপোর্ট)-এ: Sales report (বিক্রয় রিপোর্ট — সময়কাল অনুযায়ী অর্ডার ও আয়), Sales performance (বিক্রয় পারফরম্যান্স — প্রতি সেলসপারসনের বিক্রি, কার্টন, বকেয়া, প্রবণতা, আইটেম অনুযায়ী), Profit report (মুনাফা রিপোর্ট — আয়, খরচ, মুনাফা), Expense report (খরচ রিপোর্ট — শ্রেণি অনুযায়ী) এবং Expense summary (খরচের সারসংক্ষেপ — বছরের শুরু থেকে সময়কাল অনুযায়ী)। সর্বশেষ ডাউনলোড করা রিপোর্ট অফলাইনে cached নোটিশসহ পড়া যায়।

খরচ

More (আরও) → Expenses (খরচ): তালিকা, + দিয়ে একটি রেকর্ড করুন (শ্রেণি, পরিমাণ, তারিখ, গাড়ি, নোট, রসিদের ছবি), সম্পাদনা, এবং Expense categories (খরচের শ্রেণি) ও Vehicles (গাড়ি) পরিচালনা। তৈরি ও সম্পাদনা অফলাইনে কাজ করে।

ক্যাটালগ

More (আরও) → Catalog (ক্যাটালগ): পণ্যসমূহ (নাম ও আরবি নাম, ছবি, কার্টনের আকার, খরচ, গ্রাহকের ধরন অনুযায়ী দাম, ট্যাগ), Categories (শ্রেণি), Tags (ট্যাগ), Brands (ব্র্যান্ড), Units (ইউনিট), Promotions (প্রমোশন)।

শিপিং ও ক্রয়

More (আরও) → Shipping (শিপিং): Countries (দেশ), Suppliers (সরবরাহকারী — VAT ও CR নম্বরসহ), Containers (কন্টেইনার — আমদানি) এবং Purchases (ক্রয় — স্থানীয় কেনাকাটা)। ক্রয় পোস্ট করলে পণ্য গুদামের স্টকে যোগ হয়।

অনুমোদন

More (আরও) → Approvals (অনুমোদন)-এ দুটি ট্যাব: Discounts (ছাড় — সেলসপারসনদের সীমার বাইরে অনুরোধ করা ছাড়) এবং Cancellations (বাতিল — তৈরির দিনের পরে অর্ডার বাতিলের অনুরোধ)। প্রতিটি অনুরোধে Approve (অনুমোদন) ও Reject (প্রত্যাখ্যান) আছে। সেলসপারসনরা তাঁদের অ্যাপে বিজ্ঞপ্তি পান।

সেটিংস, ব্যবহারকারী, প্রিন্টার

• Pricing & VAT settings (মূল্য ও VAT সেটিংস) — অ্যাপগুলো যে VAT হার ও মূল্য নির্ধারণের অপশন ব্যবহার করে।
• Users (ব্যবহারকারী) — কর্মীদের অ্যাকাউন্ট ও ভূমিকা (admin, salesperson, monitor)।
• Printer settings (প্রিন্টার সেটিংস) — ব্লুটুথ রসিদ প্রিন্টার (58 বা 80 mm) যুক্ত করুন ও একটি পরীক্ষামূলক পাতা প্রিন্ট করুন।
• Profile (প্রোফাইল) — আপনার অ্যাকাউন্ট, ভাষা, ফিঙ্গারপ্রিন্ট আনলক, সাইন আউট (সিঙ্ক না হওয়া ডেটা থাকলে অ্যাপ সতর্ক করে)।
• Help (সহায়তা) — দ্রুত শুরুর টিপস, অফলাইনে কী চলে ও এই গাইড (মেনুর নিচেও আছে)।

সমস্যা সমাধান